Koncepcja Lean Management

Inwestycje budowlane obarczone są wysokim ryzykiem. Głównym celem takich przedsięwzięć jest ich realizacja w określonym czasie, zakresie, budżecie, a także jakości. Minimalizację ryzyka opóźnienia, przekroczenia budżetu, niewykonania zakresu oraz złej jakości, które wzajemnie są od siebie zależne, może zapewnić efektywne zarządzanie projektem. Do podstawowych zadań zarządzania projektami należy właściwe zarządzanie kosztami. Jest to jeden z kluczowych elementów, który decyduje o powodzeniu całej inwestycji budowlanej. Aby zapewnić jak najbardziej efektywne zarządzanie, ważne jest dobranie właściwego systemu informacji. W tym celu powstały różne metody zarządzania kosztami. Jedną z nich jest koncepcja Lean Management.

Czym jest koncepcja Lean Management?

Koncepcja Lean Management jest obecnie najbardziej znaną metodą zarządzania w przedsiębiorstwie, stosowaną głównie w czasie gwałtownych zmian zachodzących w organizacji firmy, zwanych procesem restrukturyzacji. Charakteryzuje się ona prostotą w zarządzaniu. Założeniem tej koncepcji jest elastyczność struktury organizacyjnej, aby swobodnie reagować na zachodzące zmiany w otoczeniu. Według tej metody praca ludzka jest jednym z najważniejszych czynników służących wzrostowi wartości. Dlatego też dużą wagę przykłada się tutaj na liczne, ciągłe szkolenia kadry i pracowników. Metoda ta ma na celu likwidację zbędnych czynności, które nie służą przyrostowi wartości. MUDA, czyli marnotrawstwo, to jedno z kluczowych pojęć koncepcji Lean Management. Stopniowa i nieustająca eliminacja marnotrawstwa ma na celu stworzenie perfekcyjnej organizacji, w której spełnione zostaną oczekiwania klientów, utrzymując jednocześnie na najwyższym poziomie satysfakcję pracowników.

Narzędzia i metody stosowane w koncepcji Lean

Narzędzia koncepcji Lean Management powinno się wdrażać kompleksowo, tworząc system współzależnych i wzajemnie wspierających się praktyk. Jest to strategia zmian, która polega na budowie zespołów zadaniowych, realizujących określone cele, zarządzaniu zasobami, skupiająca się na doskonaleniu i uczeniu się. Jej celem jest stworzenie elastycznej, nie bojącej się zmian, zaangażowanej, otwartej organizacji. Aby osiągnąć jak najlepszy efekt, wymaga ona dokładnego przygotowania i stworzenia dokumentacji, w której określone zostaną obecny stan przedsiębiorstwa, metody kontroli i pomiaru postępu, okresową kontrolę celów, a także ich korektę. Poniżej przedstawiono, a także opisano narzędzia i metody stosowane w koncepcji Lean.

VSM (Value Stream Mapping)

Inaczej mapowanie strumienia wartości. Jest podstawowym narzędziem koncepcji Lean Management. Polega na graficznym odwzorowaniu procesów tworzących wartość w jednostce. Jej celem jest zgromadzenie informacji o rzeczywistych przepływach elementów fizycznych oraz informacji.

SS (Sort, Storage, Sine, Standarize, Sustian)

Metodę tę stosuje się razem z innymi narzędziami koncepcji Lean. Jej założeniem jest wyeliminowanie tego, co niepotrzebne, aby łatwo i szybko dojść do potrzebnych narzędzi i części. Jest najłatwiejsza do wdrożenia. Stanowi inicjatywę do wprowadzenia innych działań. Polega ona na ciągłym stosowaniu pięciu etapów w każdym momencie pracy:

Sort (selekcja) – w miejscu pracy mają być wykorzystywane tylko niezbędne narzędzia, materiały. Rzeczy, które nie są wykorzystywane należy magazynować bądź też wyrzucić, aby nie stwarzały niebezpieczeństwa i nie tworzyły bałaganu, który może mieć wpływ na wydajność pracy.
Storage (systematyka) – miejsce pracy musi być uporządkowane. Należy systematycznie układać narzędzia, urządzenia czy materiały, tak, aby stanowiły łatwy i skuteczny dostęp. Wszystko musi mieć swoje miejsce, na wszystko musi być miejsce i wszystko musi być na swoim miejscu.
Shine (sprzątanie) – miejsce pracy musi być uporządkowane i czyste. Po zakończeniu pracy należy posprzątać przestrzeń i ułożyć wszystko na swoim miejscu.
Standarize (standaryzacja) – wszystkie czynności muszą stać się standardem, aby wykonywać je z większą łatwością. Każdy musi znać swoje obowiązki i wiedzieć za co jest odpowiedzialny. Czynnością, która musi stać się standardem jest utrzymanie czystości.
Sustian (samodyscyplina) – wszystkie poprzednie 4S muszą być przestrzegane każdego dnia. Standardy muszą być utrzymane i należy się do nich przyzwyczaić.

Kanban

Polega na wykorzystywaniu sygnałów w formie wizualnej, które mają wskazać, że należy uzupełnić zapasy magazynowe materiału, np. system dwóch pojemników, etykieta, program komputerowy.

TPM (Total Productive Maintenance)

Celem tej metody jest minimalizacja awarii urządzeń oraz poprawa ich jakości poprzez zaangażowanie wszystkich pracowników. Obowiązuje tu zasada trzech zer: zero awarii, zero braków, zero wypadków przy pracy. Strategia ta dotyczy zatem zarówno człowieka, jak i maszyny. Po pierwsze ma zwiększyć efektywność pracowników, zapewniając im szkolenia, aby poszerzali umiejętności i wiedzę. Ma to doprowadzić do zwiększenia zaangażowania w pracę, odpowiedzialności, umiejętności właściwego interpretowania sytuacji oraz podejmowania samodzielnych decyzji. Po drugie pracownicy mają utrzymywać urządzenia i maszyny w stanie wysokiej dostępności, prowadzić do ich niezawodności poprzez opracowanie projektów ulepszeń (metoda Kaizen), mających usprawnić maszyny i ułatwić ich konserwację.

Kaizen

Metoda ta skupia się na ciągłym doskonaleniu wprowadzonych już innych metod koncepcji lean.

SMED (Single Minutes Exchange of Die)

Polega na minimalizacji i redukcji czasu, który jest potrzebny do przygotowania urządzeń do działania (przezbrajanie urządzeń), zwiększając tym samym czas przeznaczony na produkcję. Dzięki temu możliwa jest minimalizacja wielkości partii produkcyjnych, ilości zapasów, a co za tym idzie, obniżenie kosztów produkcji.

Poka-yoke

Jej założeniem jest zapobieganie błędu, poprzez wielopoziomową analizę przyczyn ich występowania. W metodzie tej nie wskazuje się winnych osób, lecz uwagę skupia się na źródłach błędów, a także ich eliminacji u źródeł.

Lean Accounting

Dla narzędzi typu lean niezbędne są informacje, które różnią się od tych generowanych przez tradycyjne systemy rachunkowości, które skierowane są na objaśnianie skomplikowanych procesów, nie dodają wartości dla klientów oraz takich, które mobilizują do korzystania z nieelastycznych procesów, itp.

MUDA, czyli marnotrawstwo

Koncepcja Lean Management zajmuje się także problemem marnotrawstwa. Jej założeniem jest stopniowa i nieustająca eliminacja zasobów absorbujących i działań pochłaniających czas, niedającym produktom żadnych wartości. Skupia się na ograniczeniu działań do tych absolutnie niezbędnych. Polega na eliminowaniu nadmiaru pracy (MURI), a także nierównomiernego obciążenia pracą (MURA).