Obecnie rynek charakteryzuje się dużą konkurencyjnością. Firmy oferują coraz bardziej zaawansowane produkty, a także usługi. Aby osiągnąć sukces muszą włożyć dużo wysiłku po to, by szybko dostarczyć dobry jakościowo produkt, obarczony jak najmniejszym ryzykiem. W tym celu wykorzystuje się różne metodyki zarządzania projektami. Poniżej przedstawiono i opisano kilka metod podnoszących efektywność ich realizacji.
Czym jest projekt?
Projekt jest zbiorem skoordynowanych działań realizowanych w określonym czasie, mających wspólny cel oraz charakteryzujących się niepowtarzalnością. Do jego realizacji powołuje się odpowiedni zespół projektowy, który ulega rozwiązaniu po zakończeniu prac. Aby osiągnąć sukces wymaga mocno zaangażowanego, nieustannego kierownictwa, minimalizując tym samym ryzyko poprzez stały monitoring postępów i zagrożeń. Złożoność projektu powoduje konieczność podzielenia projektu na szereg pojedynczych działań, którymi należy odpowiednio zarządzać.
Metodyki zarządzania projektami
W celu ułatwienia kierowania całym procesem projektowym stosuje się różne metodyki zarządzania projektami. Są to zasady określające, w jaki sposób wykonać daną czynność. Pozwalają one na lepszą organizację pracy, a także zespołu projektowego. Mają one na celu usprawnić komunikację pomiędzy członkami zespołu projektowego określając ich role, odpowiedzialność, a także etapy projektu. Odpowiednie zarządzanie projektami wpływa na obniżenie kosztów projektu dzięki ograniczeniu ryzyka niepowodzeń. Zwiększenie wydajności i skuteczności zespołów uwarunkowane jest prawidłowo dobraną metodyką do danego rodzaju projektu. Przykładami metodyk są metodyki:
Zwinne – SCRUM
Skupiają się na osiągnięciu stałego rytmu pracy. Rozwój produktu dzieli się na iteracje, trwające zazwyczaj od tygodnia do najwyżej miesiąca. Nazywa się je Sprintami. Podstawową zasadą tej metody są codzienne spotkania (tzw. Daily Scrum) dotyczące planów Sprintu, zadań zrealizowanych poprzedniego dnia, występujących problemów, a także zadań do wykonania w dniu spotkania. Na początku przygotowana jest lista wymagań biznesowych (w postaci User Stories), w której Product Owner wyznacza priorytety zadań i cel projektu w danym Sprincie, a także lista zgłoszonych i spriorytetyzowanych wymagań dotyczących pracy zespołu dla każdego jego członka (tzw. Product Backlog). Następnie określana jest pracochłonność poszczególnych wymagań, a członkowie zespołu przyjmują ich realizację na siebie. Zespół realizuje zadania w ścisłej współpracy z Product Ownerem. Zakresu Sprintu nie można modyfikować w trakcie jego trwania. Każdy Sprint kończy się spotkaniem (tzw. Sprint Review), na którym prezentowany jest wykonany produkt. Powinien wziąć w nim udział każdy, kto jest zainteresowany projektem.
Projakościowe – SIX SIGMA
Czynności wykonywane w celu realizacji projektu muszą przejść przez cykl DMADV (Define – Measure – Analyse – Design – Verify). Metoda ta nie opiera się na odpowiednim zarządzaniu problemami, ale na niedopuszczaniu do pojawienia się ich. Podmiot musi być pozbawiony wad, ponieważ naprawa jest droższa niż nadzór nad prawidłowym wykonaniem projektu.
Kaskadowe – PMI
Metoda klasyczna. Standardem zarządzania projektem opracowanym i opublikowanym przez PMI jest PMBoK. Polega na podziale projektu na dwa etapy – analizę i realizację. Charakteryzuje się szczegółowym planowaniem prac, tj. wyznaczeniem nieprzekraczalnych terminów, a także wypełnianiu planu krok po kroku. W metodach tych cykl życia projektu dzieli się na pięć procesów – Inicjację (Rozpoczęcie) – obejmuje wszystkie procesy realizowane w celu zdefiniowania nowego projektu, Planowanie – ustalenie zakresu i celów projektu, a także zdefiniowanie działań niezbędnych do realizacji celu, Wykonywanie – realizację wymagań projektowych, Kontrolę – monitorowanie postępu i wydajności prac oraz ewentualne wprowadzenie zmian w projekcie, a także Zamykanie – formalne zakończenie projektu lub jego fazy. Te z kolei dzielą się na podprocesy. Projekt realizuje się metodycznie, jeśli nie pominięto żadnego z kroków. Metodyka ta pomaga w zarządzaniu kosztami.
Produktowe – PRINCE2
Stosuje się w zarządzaniu i prowadzeniu projektów prawie każdego rodzaju i różnej wielkości. Jest to metodyka, która dużą wagę przykłada do planowania. Polega na podziale projektu na siedem głównych procesów wytworzenia produktu: Zarządzanie strategiczne projektem, Uruchamianie projektu, Inicjowanie projektu, Zarządzanie zakresem etapu, Zarządzanie wytwarzaniem Produktów, Sterowanie etapem oraz Zamykanie projektu, a także obowiązujących procesów zarządczych i planowania. Charakteryzuje się ściśle określonym i skończonym czasem trwania. Ponadto każdy z pracowników, który zaangażowany jest w projekt musi znać jego cele, stopień odpowiedzialności za jego prowadzenie, a także swoje obowiązki.
Bezpłatne – Projekt Cycle Management (PCM)
Realizowanie projektu odbywa się metodycznie, zgodnie z wytycznymi europejskich władz. Metoda ta nie obciąża przedsiębiorstwa kosztami certyfikacji kierowników projektów. Składa się z sześciu etapów cyklu życia projektu: Planowania, Identyfikacji, Opracowania, Finansowania, Wdrożenia i Ewaluacji.
Dopasowane indywidualne
Polega na korzystaniu z naturalnego potencjału firmy, a więc doświadczeniu sponsorów, kierowników projektów, członków zespołów projektowych. Łączą wiedzę i praktykę, tworząc procedury i narzędzia odpowiednio dopasowane do danego przedsięwzięcia.
