Samodzielne prowadzenie KPiR

Coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy, co pozwala im na zmniejszenie kosztów prowadzonej działalności. Sprawdź, o czym musisz pamiętać przy prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, zwanej w skrócie KPiR.

Kiedy podejmuje się decyzję o samodzielnym prowadzeniu KPiR?

Zakładanie firmy rozpoczyna się od rejestracji w CEIDG. To właśnie na formularzu zgłoszeniowym przedsiębiorca wykazuje podmiot, który będzie zajmował się księgowością jego firmy. W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, to pola, gdzie należy wprowadzić informację odnośnie podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe zostawia puste. Dopuszczalne jest również wprowadzenie danych swojej firmy. Dzięki temu właściwe instytucje zostają poinformowane o samodzielnym prowadzeniu księgowości. Natomiast w przypadku, gdy na samodzielną księgowość przechodzi osoba będąca już przedsiębiorcą, może zaktualizować wpis do CEIDG najpóźniej do 7 dni od momentu zmiany sposobu prowadzenia rozliczeń.

Budowa KPiR

Przed rozpoczęciem prowadzenia KPiR przedsiębiorca powinien poznać i zrozumieć jej budowę. Na szczęście jest to nieskomplikowana ewidencja. Zawiera 17 kolumn przeznaczonych do zapisywania zdarzeń gospodarczych następujących w firmie – przychodów i kosztów. Każda kolejna kolumna ma następujące przeznaczenie:

• 1 – Numer zapisów do księgi. Tym samym numerem oznaczasz dowód stanowiący podstawę zapisu,
• 2 – Data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu,
• 3 – Numer faktury lub innego dowodu,
• 4 i 5 – Dane kontrahentów,
• 6 – Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów czy wypłata wynagrodzeń za dany okres,
• 7 – Przychody ze sprzedaży,
• 8 – Pozostałe przychody, np. z odpłatnego zbycia składników majątku czy z otrzymanych kar umownych,
• 9 – Suma przychodów z kolumn 7 i 8,
• 10 – Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu,
• 11 – Koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze,
• 12 – Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom,
• 13 – Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, takie jak np. czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, składki na ubezpieczenie emerytalne w części finansowanej przez pracodawcę,
• 14 – Suma wydatków z kolumn 12 i 13,
• 15 – Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13,
• 16 – Koszty działalności badawczo-rozwojowej,
• 17 – Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Tą kolumnę można wykorzystać np. do wpisywania pobranych zaliczek.

W jakiej formie należy prowadzić KPiR?

Masz możliwość prowadzenia KPiR papierowo lub elektronicznie. Jeśli przedsiębiorca prowadzi księgę w formie papierowej, to wszystkie strony księgi muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane. Jeśli prowadzisz księgę w formie elektronicznej, powinieneś:

• Określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia. Przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja, może to być np. podręcznik do nauki korzystania z programu.
• Stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów. Program musi również umożliwiać wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi.
• Przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Nie trzeba drukować PKPiR. Dokumenty księgowe można zapisać na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF). Należy je przechowywać w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo warto zrobić kopię na osobnych nośnikach danych, np. na pendrive.

Zapisy w KPiR

Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję KPiR rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Największą trudnością dla początkujących przedsiębiorców jest określenie momentu powstania przychodu oraz ocenienie, które wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu.

Ewidencja przychodów

Według ogólnej zasady przychód w KPiR zapisuje się w dacie wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Nie później jednak niż w dacie otrzymania należności lub wystawienia faktury. Ta zasada nie dotyczy faktur zaliczkowych, które rozlicza się tylko pod względem podatku VAT. Dodatkowo u czynnych podatników VAT przychodem ze sprzedaży jest przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Oznacza to, że ewidencja w KPiR osiągniętego przychodu z działalności powinna zostać ujęta w kwocie brutto przez podmioty zwolnione z VAT oraz w kwocie netto przez czynnych podatników VAT.

Do ewidencji przychodów ze sprzedaży towarów i usług służy co do zasady kolumna 7 KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług.

Dokumenty, na podstawie których dokonywana jest ewidencja w KPiR przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług to:

• faktura,
• paragon bądź raport okresowy z kasy fiskalnej,
• zestawienie sprzedaży bezrachunkowej dla sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, w sytuacji, gdy nie jest prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej (lub dowody wewnętrzne),
• ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych w przypadku działalności kantorowej,
• wykaz pożyczek i zastawionych rzeczy w przypadku działalności lombardowej.

Ewidencja kosztów

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju koszty. Niezwykle istotne jest prawidłowe określenie, które z nich stanowią koszt podatkowy i które powinny zostać uwzględnione w ewidencji KPiR. Zgodnie z ustawą o PIT koszt podatkowy nie może być wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodów i tym samym znajdować się w art. 23 ustawy o PIT.

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Tak, jak w przypadku przychodów, istotny jest moment ich ewidencji w KPiR. W przypadku kosztów ma to związek z metodami ewidencji kosztów, jakie może wybrać każdy przedsiębiorca. Za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia w PKPiR. Jednak zasada ta nie zawsze odnosi się do kosztów na przełomie roku. W takim przypadku przedsiębiorca ma do wyboru dwie metody ewidencjowania.

1) Metoda memoriałowa – koszty dzieli się na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem.

• Koszty pośrednie to takie, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu, np. wydatki na reklamę, czynsz, itp. Należy je ewidencjonować co do zasady na podstawie daty wystawienia faktury przez twojego dostawcę.
• Koszty bezpośrednie to takie, które można przyporządkować do przychodu. Powinny zostać ujęte w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody – ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok.

2) Metoda kasowa (uproszczona) polega na tym, że koszty ujmuje się w PKPiR w dniu ich poniesienia. Nie trzeba zatem dzielić kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywać poniesionych kosztów do konkretnych przychodów.

Wprowadzanie wynagrodzeń i składek ZUS w KPiR

• Wynagrodzenia pracowników i współpracowników, zatrudnionych na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) wpisuje się w kwocie brutto, w kolumnie 12 KPiR,
• Składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zapisuje się w kolumnie 13 KPiR jako pozostałe wydatki,
• Do KUP można zaliczyć wyłącznie wynagrodzenia faktycznie opłacone. W księdze ujmuje się je pod datą wypłaty. Dowodami księgowymi, na podstawie których dokonuje się odpowiednich zapisów są np. listy płac, a w przypadku wypłaty wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę,
• Moment uznania wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę za koszty podatkowe zależy od terminu dokonania zapłaty. Stanowią one koszt podatkowy w miesiącu, za który są należne. Pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony,
• Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych są kosztem uzyskania przychodów dopiero z chwilą wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Nie działa więc tu zasada przypisywania ich do okresu, za który są należne,
• Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą być zaliczone do kosztów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne. Pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie zgodnym z właściwymi przepisami prawa (do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń). Przykładowo termin zapłaty składek za styczeń upływa co do zasady 15 marca. Jednak jeśli zostaną opłacone do 15 lutego, można zaliczyć je do kosztów podatkowych w styczniu, na zasadzie memoriałowej.

Wyliczanie podatku dochodowego na podstawie zapisów KPiR

Podstawą do wyliczania podatku jest dochód. Rozumiany jako różnica między przychodami uzyskanymi przez podatnika, a kosztami poniesionymi w celu uzyskania tych przychodów. Zaliczka jest liczona narastająco od początku roku podatkowego. Oznacza to, że np. w czerwcu pod uwagę brane są wszystkie przychody i koszty, począwszy od stycznia tego roku podatkowego, aż do czerwca. Dodatkowo tak obliczony dochód koryguje się o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego. Remanent dotyczy towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, wyrobów, braków i odpadków.

Zasady ogólne

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych mają obowiązek bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy. Zasady ich odprowadzania od 2018 roku uległy zmianie. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli wartość zaliczki nie przekroczy kwoty 1000 zł, to podatnik może zdecydować o odłożeniu jej zapłaty w czasie, nie musi stosować się do wcześniejszego terminu 20. dnia kolejnego miesiąca po danym okresie rozliczeniowym. Podatek wylicza się według poniższego schematu:

• W pierwszej kolejności kwotę przychodu od początku roku należy pomniejszyć o koszty od początku roku. W ten sposób otrzymujemy kwotę dochodu,
• Następnie kwotę dochodu możemy pomniejszyć o możliwą do rozliczenia stratę z lat ubiegłych oraz sumę zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne w danym roku podatkowym. Po uwzględnieniu odliczeń otrzymujemy podstawę do opodatkowania, którą zaokrąglamy do pełnych złotych,
• W kolejnym kroku podstawę opodatkowania mnożymy przez 17% stawkę w przypadku dochodu < 85’528 zł. Warto zwrócić uwagę, iż po przekroczeniu I progu podatkowego na etapie obliczania zaliczki nie uwzględnia się kwoty wolnej od podatku.
• Podatek pomniejszamy o sumę opłaconych w danym roku składek na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% od podstawy, niecałe 9%). Tym samym otrzymujemy podatek należny za cały rok.
• Od kwoty podatku należnego od początku roku należy odjąć zaliczki zapłacone w poprzednich miesiącach oraz kwotę zmniejszającą podatek. Uzyskujemy kwotę podatku za dany okres rozliczeniowy.

Uwaga! Składki na ubezpieczenie społeczne możemy odjąć od dochodu pod warunkiem, że wcześniej nie były zaliczone do kosztów KPiR.

Podatek liniowy

Alternatywą dla opodatkowania na zasadach ogólnych jest możliwość płacenia podatku według jednolitej stawki 19%. Wyliczanie podatku w tym wypadku odbywa się takim samym schematem, jak w przypadku zasad ogólnych z jednym wyjątkiem. Wybierając formę opodatkowania podatkiem liniowym nie będzie można skorzystać z odliczenia kwoty wolnej od podatku.

Ujmowanie w KPiR kosztów związanych z nieodliczonym podatkiem VAT

Podatek VAT naliczony może być kosztem uzyskania przychodu i ujmowany w PKPiR, w przypadku, gdy:

• przedsiębiorca jest zwolniony z podatku VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku,
• w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi przy zakupach nie przysługuje prawo do odliczenia VAT – jeżeli podatek naliczony nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W sytuacji, kiedy VAT jest dla podatnika kosztem uzyskania przychodu, w KPiR powinna zostać ujęta kwota brutto z faktury jako koszt.

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu kosztem w KPiR

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność we własnym mieszkaniu, może odliczyć część wydatków związanych z mieszkaniem, np. czynsz, wodę czy energię. Powinien określić, jaka część lokalu jest wykorzystywana do prowadzenia działalności. Najczęściej wydziela się jeden pokój. Kosztem uzyskania przychodów będą wydatki przypadające proporcjonalnie na tę część, np. ¼. Wydatki te należy ewidencjonować KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Dowodem księgowym może być tutaj dowód wewnętrzny.

Podsumowanie

Na początku samodzielne prowadzenie księgowości może wydawać się dość skomplikowane i wymagające. Dla osoby, która nigdy nie miała do czynienia z zagadnieniami księgowymi, może to wszystko wydawać się czarną magią. Jednak poświęcenie czasu na zapoznanie się z podstawowymi kwestiami i obowiązkami podatnika może przynieść wymierne korzyści. Nie tylko w formie oszczędności finansowych wynikających z rezygnacji z usług biura rachunkowego, ale również przyczyni się do wzrostu świadomości o własnej firmie. Mając wszechstronną wiedzę na temat własnego przedsiębiorstwa, można je optymalizować na każdym kroku.

Zobacz też:

Księgowość uproszczona w firmie