Dnia 1 września 2019 roku wprowadzono obowiązek prowadzenia wykazu informacji o podatnikach VAT – tzw. biała lista podatników VAT. Regulacja jest następstwem dodania art. 96b do ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, który nałożył na Szefa Krajowej Administracji Skarbowej obowiązek stworzenia i aktualizowania elektronicznego wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do Rejestru podatników VAT. Dzięki wykazowi przedsiębiorcy mają możliwość szybkiego sprawdzenia czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w dniu dokonania transakcji, jakie rachunki bankowe są przypisane do tego kontrahenta oraz czy poprawnie zostały uzupełnione na fakturze jego dane adresowe oraz nazwa.
Biała lista podatników VAT z punktu widzenia przedsiębiorcy
Biała lista ma na celu zapewnić wyższy stopień bezpieczeństwa przeprowadzanych transakcji, w tym pozwolić na spełnienie warunku dołożenia należytej staranności. W związku z tym ustawodawca nakłada na przedsiębiorców obowiązek sprawdzania czy numer, na który przelewają pieniądze w związku z transakcją jest zgodny z numerem zamieszczonym na białej liście. Obowiązek weryfikowania kontrahenta z białą listą podatników dotyczy transakcji, gdzie:
- dostawca jest czynnym podatnikiem VAT,
- wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15’000 zł.
WAŻNE! W dniu planowanej zapłaty za towar/usługę sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze figuruje na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności. Jeśli natomiast przyjmujesz płatności powyżej 15’000 zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi.
Biała lista podatników VAT – gdzie ją znaleźć?
Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Kontrahenta możesz wyszukać po numerze NIP lub REGON, nazwie czy też numerze rachunku bankowego. Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator, przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.
Co musi zrobić przedsiębiorca by znaleźć się na białej liście?
Co do zasady przedsiębiorcy nie muszą samodzielnie umieszczać swoich danych na białej liście podatników VAT. Są one pobierane z dostępnych publicznych rejestrów przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W przypadku zarejestrowanych podatników VAT i podatników przywróconych do rejestru publikowany jest firmowy numer rachunku bankowego. Będą to te numery, które zostały podane do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym, lub za pośrednictwem CEIDG.
W przypadku, gdy numer lub numery rachunków, z których korzysta firma zmieniły się i nie został o tym poinformowany urząd skarbowy, również należy je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.
W sytuacji, gdy podmiotowi odmówiono rejestracji bądź wykreślono go z rejestru, informacji o numerze bankowym nie znajdziemy na białej liście. W wykazie nie znajdują się dane firm, które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego. Tych podmiotów biała lista nie obejmuje.
WAŻNE! Jeżeli masz konto firmowe i zgłosiłeś je do CEIDG lub urzędu skarbowego, a twoje konto wciąż nie figuruje na białej liście, warto sprawdzić czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR. Może bowiem okazać się, iż wina leży po stronie banku.
Przedsiębiorcy niemający rachunku firmowego
Przepisy prawa bankowego ani podatkowego nie nakładają na tzw. samozatrudnionych obowiązku posiadania firmowego konta dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Mogą korzystać ze zwykłych rachunków indywidualnych, tzw. rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych ROR. Numery prywatnych kont nie są jednak uwzględniane na białej liście – nawet w sytuacji, jeśli przedsiębiorca zgłosi je do urzędu skarbowego. Na białej liście znajdą się wyłącznie rachunki, które mają charakter firmowy. Tak więc przedsiębiorcy, którzy dotychczas posiadali jedynie rachunek osobisty, powinni założyć w banku rachunek firmowy. W przeciwnym razie w przypadku transakcji przekraczającej 15’000 zł mogą mieć problem z wyegzekwowaniem należności od swojego odbiorcy. Zapłata na rachunek niefigurujący na białej liście wiązałaby się bowiem z negatywnymi konsekwencjami dla wpłacającego.
Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy
Od 1 stycznia 2020 r. za zapłatę swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15’000 zł na inny rachunek niż podany w wykazie:
- nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
- będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Warunkiem uwolnienia się od tych sankcji jest poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika o niepoprawnym przelewie. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZAW-NR. Można to zrobić w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zlecenia przelewu. Kolejna zapłata dokonana na już zgłoszony rachunek spoza białej listy nie wymaga złożenia kolejnego zawiadomienia ZAW-NR.
WAŻNE! Podatnicy PIT i CIT mają prawo zaliczania do kosztów podatkowych wydatków zapłaconych na rachunki spoza białej listy. Warunkiem jest zapłata z użyciem mechanizmu podzielonej płatności. Tym samym podatnicy, którzy zdecydują się na dokonanie zapłaty z zastosowaniem MPP, nie będą musieli sprawdzać czy rachunek wystawcy figuruje na białej liście i nie będą musieli składać zawiadomienia ZAW-NR w przypadku stwierdzenia braku rachunku w wykazie. Oznacza to, że stosowanie MPP zwalnia z obowiązku weryfikowania zleceń płatności z białą listą rachunków bankowych. Zapłata mechanizmem podzielonej płatności skutkuje automatycznym brakiem zastosowania sankcji w podatkach dochodowych.
