Samochód w firmie dla wielu rodzajów branż jest niezbędnym elementem. Jedni przedsiębiorcy do celów działalności gospodarczej wykorzystują swój prywatny pojazd, inni zaś z firmowego samochodu korzystają do celów prywatnych. Polskie prawo umożliwia nam stosowanie kilku wariantów. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeanalizować płynące z poszczególnych rozwiązań korzyści. Ostateczna decyzja będzie miała bowiem ogromny wpływ na sposób rozliczania związanych z tymi pojazdami wydatków. Sprawdź już teraz, która opcja będzie dla Ciebie najtrafniejsza!
Samochód w firmie – koszty związane z eksploatacją
Do wydatków, które można zaliczyć do kosztów podatkowych zaliczamy:
- nabycie paliw,
- serwis samochodu,
- wymianę opon,
- myjnię,
- naprawy i części zamienne,
- wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
- opłaty za przejazd autostradą,
- badania diagnostyczne,
- abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
- czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
- remont powypadkowy samochodu.
Samochód w firmie – prywatny do celów firmowych
Jeżeli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej chcesz poruszać się swoim prywatnym samochodem masz do tego pełne prawo. Jednak koszty eksploatacji, które będziesz mógł zaliczyć do kosztów podatkowych będą mocno okrojone.
Podatek dochodowy
Zgodnie ze zmianami, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy wykorzystujący prywatny samochód w działalności, mogą ujmować w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją. Jednocześnie nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów dla celów PIT.
Na wartość ujmowanych kosztów wyrażonych procentowo składa się kwota netto z faktury zakupu + 50% nieodliczonego podatku VAT. Dla przykładu faktura za paliwo opiewająca na 123 zł brutto zostanie zaliczona do kosztów w następujący sposób:
- [czynny podatnik VAT] KUP(koszty podatkowe) = (100 + 23 * 50%) * 20% = 22,30 zł
- [bierny podatnik VAT] KUP(koszty podatkowe) = 123 * 20% = 24,60 zł
Podatek VAT
W przypadku korzystania z pojazdów w formie mieszanej, tzn. samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów działalności gospodarczej jak i prywatnych zastosowanie ma odliczenie tylko 50% podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej. Pozostałe 50% proporcjonalnie zostanie zaliczone do kosztów.
Samochód w firmie – firmowy do celów prywatnych
Jeżeli chcesz wykorzystywać samochód firmowy również do celów prywatnych pamiętaj, że stracisz prawo zaliczenia 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych.
Podatek dochodowy
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 75% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu firmowego, który wykorzystywany jest do użytku mieszanego. Na wartość ujmowanych kosztów wyrażonych procentowo składa się kwota netto z faktury zakupu + 50% nieodliczonego podatku VAT. Dla przykładu faktura za paliwo opiewająca na 123 zł brutto zostanie zaliczona do kosztów w następujący sposób:
- [czynny podatnik VAT] KUP(koszty podatkowe) = (100 + 23 * 50%) * 75% = 83,63 zł
- [bierny podatnik VAT] KUP(koszty podatkowe) = 123 * 75% = 92,25 zł
Podatek VAT
Jeżeli podjąłeś decyzję o korzystaniu z auta w formie mieszanej, to tracisz prawo do odliczenia 100% naliczonego podatku VAT. Tak jak w przypadku samochodu prywatnego używanego do celów firmowych będziesz mógł odliczyć jedynie 50% kwoty VAT z faktury zakupu. Pozostałe 50% zostanie proporcjonalnie zaliczone w koszty podatkowe(w tym przypadku będzie to 75%).
Wydatki, które będziesz mógł zaliczyć w 100% do kosztów podatkowych
O ile koszty eksploatacyjne przedsiębiorca może zaliczyć do KUP wyłącznie w wymiarze 75%, to zarówno odpisy amortyzacyjne, jak również wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu (OC, AC, NW, Assistance) można zaliczyć do KUP w 100%.
Potwierdza to wydana w 2019 roku interpretacja podatkowa w tym zakresie wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Interpretacja (sygn. 0115-KDIT2-3.4011.380.2019.2.AD) w sposób jednoznaczny rozstrzyga na korzyść podatników, iż zarówno odpisy amortyzacyjne, jak również wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu (OC, AC, NW, Assistance) można w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Jest to możliwe nawet wówczas gdy przedsiębiorca wykorzystuje auto firmowe również w celach prywatnych, niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Analogiczne odliczenie można zastosować również w przypadku rat leasingowych, co potwierdza kolejna interpretacja(sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.635.2019.2.AP).
Zaliczanie wymienionych składników (koszty zakupu i koszty ubezpieczenia) w 100% do kosztów uzyskania przychodu możliwe jest pomimo tego, iż w tym samym czasie i w odniesieniu do tego samego auta, wydatki eksploatacyjne (naprawy, itp.) zaliczane są do kosztów jedynie w 75%.
Samochód firmowy użytkowany wyłącznie w ramach działalności
W przypadku gdy zamierzasz wykorzystywać firmowy samochód wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, to pamiętaj o wymogach, które musisz spełnić. Skorzystanie z przywileju zaliczania 100% wydatków eksploatacyjnych w koszty będzie wymagało dopełnienia pewnych formalności i przestrzegania surowych warunków, jakie przewidział ustawodawca. Jeżeli podejdziesz do tematu skrupulatnie osiągniesz wymierne korzyści podatkowe!
Podatek dochodowy
Do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć 100% wydatków eksploatacyjnych tylko sytuacji, w której samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik, co do zasady, obowiązany jest do prowadzenia z tego tytułu ewidencji potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Ustawodawca odniósł się w tym zakresie do ewidencji stosowanej dla celów podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z wprowadzonymi rozwiązaniami podatnicy będą zatem wykorzystywać ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną dla celów podatku od towarów i usług również dla celów rozliczeń dokonywanych w podatku dochodowym.
Podatek VAT
Od wydatków związanych z samochodem używanym wyłącznie do celów firmowych można odliczyć 100% VAT. Trzeba jednak spełnić trzy poniższe warunki:
- w urzędzie skarbowym należy złożyć informację VAT-26,
- należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
- regulamin firmy musi jasno wykluczać możliwość korzystania z samochodu w celach niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Procedura złożenia VAT-26
Informację VAT-26 złóż do urzędu skarbowego w terminie:
- 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem – w przypadku złożenia informacji o rozpoczęciu użytkowania pojazdu wyłącznie na potrzeby firmy,
- najpóźniej przed dniem, w którym dokonujesz zmiany – w przypadku zmiany sposobu wykorzystania pojazdu (np. chcesz zacząć wykorzystywać samochód do celów innych niż działalność gospodarcza).
Kara za niewywiązywanie się lub nienależyte wywiązywanie się z obowiązku złożenia informacji VAT-26
Podlegasz karze grzywny do 720 stawek dziennych, jeśli:
- nie złożysz informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej VAT-26,
- złożysz informację VAT-26 po terminie,
- złożysz informację nieprawdziwą i dokonasz odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o VAT
UWAGA!
Podczas kontroli skarbowej urzędnicy mają prawo do dokonywania oględzin pojazdu. Mogą oceniać stan techniczny samochodu oraz weryfikować faktyczny przebieg pojazdu porównując go z zapisami prowadzonej kilometrówki. Niestety w przypadku wykrycia rozbieżności pełne odliczenie podatku VAT może zostać zakwestionowane. Konsekwencją takiego wyniku kontroli może być obowiązek skorygowania przez podatnika wcześniej odliczonego podatku VAT, co jest jednoznaczne z korektą deklaracji podatkowych oraz zapłatą podatku należnego wraz z odsetkami.
