Kasa fiskalna w firmie

Zgodnie z treścią art. 111 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dowiedz się, dla kogo kasa fiskalna jest obligatoryjna, a kto może skorzystać ze zwolnień w tym zakresie!

Kasa fiskalna w firmie – zwolnienia

Część firm może skorzystać ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienie może obejmować:

• całą sprzedaż, której dotyczy obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy. To zwolnienie stosuje się, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20’000 zł.
• wybrane kategorie towarów lub usług. To zwolnienie dotyczy sprzedaży towarów lub usług wymienionych w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. Cały katalog zawiera 49 pozycji i znajdują się w nim m. in.:
  • świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
  • dzierżawa gruntów, a także oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
  • energia elektryczna, paliwa gazowe, para wodna, gorąca woda i powietrze do układów klimatyzacyjnych,
  • dostawa nieruchomości,
  • usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
  • sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów,
  • usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków; osady ze ścieków kanalizacyjnych.

Jak obliczyć obrót?

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto. Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności. Co to oznacza? Mianowicie, jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność 1 stycznia, wówczas limit obrotów wynosi 20’000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności w środku roku limit musimy obliczyć według wzoru 20’000 zł x (liczba dni pozostałych do końca roku/ 365 dni roku). Dla przykładu, dla osoby rozpoczynającej działalność 1 maja limit ten wyniesie 20’000 zł x 245/365 = 13’424,66 zł

Kasa fiskalna w firmie – dla kogo bezwarunkowo obligatoryjna?

Czytając § 4 ust. 1 rozporządzenia dowiadujemy się, iż polski ustawodawca wyodrębnił kilka grup podatników, którzy są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej niezależnie od wysokości uzyskiwanego obrotu.

Towary, których zwolnienie nie obowiązuje

Do grupy, która bezwarunkowo musi prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej należą podmioty dokonujące dostaw:

• gazu płynnego,
• części do silników (PKWiU 28.11.4),
• silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
• nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
• przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu oraz wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe, albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
• wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU. Z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Usługi, których zwolnienie nie obowiązuje

Poza sprzedawcami wyżej wymienionych towarów, ze zwolnień nie mogą również korzystać przedsiębiorcy dokonujący dostaw następujących usług:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• doradztwa podatkowego,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
• związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
• związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Kasa fiskalna w firmie budowlanej

Usługi budowlane nie znajdują się w załączniku do wyżej wspominanego rozporządzenia, gdzie ustawodawca wprost wymienia usługi, które są zwolnione z konieczności ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Należy jednak zwrócić uwagę, iż w ww. załączniku wymieniono świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem). Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi też jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. W związku z tym, jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi budowlane, za które otrzymuje zapłaty wyłącznie na konto firmowe zostaje zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Należy tu zaznaczyć, iż w przypadku korzystania z tego rodzaju zwolnienia należy skrupulatnie pilnować, by każdy przelew jednoznacznie identyfikował wykonaną usługę.

Kasa fiskalna w firmie – kiedy ją zainstalować?

Przed rozpoczęciem korzystania z kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musisz zgłosić dane kasy do urzędu skarbowego. Bez względu na rodzaj kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego. Wystarczy, że użytkownik kasy online zapewni sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej. Sieć umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny. Użytkownicy kas tradycyjnych mają obowiązek zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy po dokonanej fiskalizacji, czyli rejestracji kasy. Mają na to 7 dni od dnia fiskalizacji.

Podatnik, którego obrót przekroczy limit 20’000 zł lub limit niższy wyliczony w proporcji, traci prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej. W takim przypadku ma on obowiązek wprowadzić urządzenie fiskalne w ciągu 2 miesięcy – termin ten liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono limit.

Kasy online

Są to kasy, które umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej, a także elektronicznej. Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek posiadania kas on-line został nałożony na firmy, które:

• świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych. 

Od 1 stycznia 2021 roku kasę on-line musiały wdrożyć firmy, które:

• świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 lipca 2021 roku kasę on-line muszą mieć firmy, które świadczą usługi:

• fryzjerskie,
• kosmetyczne i kosmetologiczne,
• budowlane,
• w zakresie opieki medycznej,
• prawnicze,
• związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Zobacz też:

Biała lista podatników VAT

Dźwignia finansowa