Procedura obiegu dokumentów to nieodzowna część pracy we wszystkich rodzajach instytucji publicznych oraz w kancelariach prawnych. Proces ten musi przebiegać nie tylko szybko, ale również bezpiecznie, dlatego też coraz popularniejsze stają się systemy umożliwiające zarządzanie, udostępnianie i kontrolowanie dokumentacji z poziomu chmury. To jednak nie wszystko.
Zacznijmy od początku
Skuteczne zarządzanie dokumentami jest niezwykle istotne w kontekście kancelarii prawnych, które zazwyczaj pracują na dokumentacji składanej przez klientów. Warto rozważyć różne sposoby usprawnienia obiegu dokumentów, które przyczynią się do efektywniejszej pracy oraz podniesienia jakości świadczonych usług.
Przede wszystkim należy przeszkolić wszystkich pracowników kancelarii w związku ze stosowaną procedurą obiegową. Każdy z zaangażowanych pracowników powinien doskonale wiedzieć, jak unikać błędów, które mogą wpłynąć na wydłużenie czasu realizacji sprawy. Dobra komunikacja wewnątrz kancelarii oraz jasno określone zasady i role, to jednak nie wszystko.
Wiele nowoczesnych kancelarii prawnych decyduje się na wdrożenie specjalnych narzędzi informatycznych, które umożliwiają elektroniczną rejestrację i śledzenie dokumentów, przydzielanie zadań czy rejestrowanie dat wysyłki dokumentów. Dzięki temu cały proces staje się bardziej przejrzysty, a wybrani użytkownicy mają łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi umożliwia też efektywniejsze koordynowanie obiegu korespondencji i ułatwia nadzorowanie terminów oraz pracy dopiero wdrażających się prawników.
Virtual Data Room jako wsparcie kancelarii prawnych
VDR (Virtual Data Room) to system zwykle kojarzony z bezpiecznym udostępnianiem dokumentów klientom w kontekście transakcji M&A, ale i nie tylko, bo kancelarie prawne wykorzystują go również do efektywnej analizy dokumentacji w wielu innych sytuacjach.
W kancelariach prawnych przesyłanie dużych plików w korespondencji jest na porządku dziennym. Dlatego warto rozważyć wykorzystanie platformy, która zapewnia bezpieczne przechowywanie i kompletowanie dokumentów pod pełną kontrolą, jednocześnie umożliwiając klientom dostęp do nich w ramach konkretnej sprawy czy transakcji.
VDR oferuje tutaj dodatkowe funkcjonalności, takie jak możliwość komunikacji i nanoszenia komentarzy, możliwość zadawania pytań i odpowiedzi, monitoring i analiza aktywności użytkowników, blokowanie dostępu, a także możliwość archiwizacji dokumentów na trwałym nośniku.
Podsumowanie
Każda kancelaria prawna jest narażona na sytuacje, które mogą mieć wpływ na jej funkcjonowanie, finanse oraz reputację. VDR daje kancelarii prawnej nie tylko możliwość bezpiecznego przechowywania danych, ale również sprawnej komunikacji np. z wierzycielami, doradcami, bankami, zarządami firm itp. w procesach związanych z przejęciami, fuzjami czy chociażby ogłoszeniem upadłości. Prawnicy mogą wówczas wykorzystać wirtualne pokoje danych, by przygotować proces pod pełną kontrolą, redukując do minimum wspomniane ryzyka biznesowe.
Artykuł sponsorowany
