Przy większej załodze problemem nie jest już tylko wypranie ubrań. Trzeba zapewnić obieg kompletów, wychwytywać uszkodzenia i przygotowywać odzież dla nowych osób. Jak ustalić, czy zakładowi wystarczy usługa pralnicza, czy potrzebuje wynajmu z pełnym serwisem?
Pranie odzieży roboczej wygląda na prostą usługę: ubrania są odbierane z zakładu i po wyczyszczeniu wracają. W praktyce pralka zajmuje się tylko jednym etapem. Przed odbiorem ktoś musi zebrać odzież od pracowników, a po dostawie przypisać czyste komplety właściwym osobom. Pomiędzy tymi czynnościami trzeba jeszcze zauważyć uszkodzenia, zdecydować o naprawie lub wymianie i dopilnować, by odzież wróciła przed kolejną wymianą kompletu.
Im większa załoga, tym trudniej prowadzić ten proces za pomocą pojedynczych zgłoszeń do administracji. Dlatego wybór pralni warto poprzedzić opisaniem całego obiegu odzieży w zakładzie. Może się okazać, że firma potrzebuje samego prania. Może też odkryć, że najwięcej pracy powodują zadania, które dzieją się przed nim i po nim.
Od czego zacząć organizację prania odzieży roboczej?
Najpierw trzeba ustalić, jakie ubrania trafiają do prania, kto ich używa i jak często są zmieniane. Samo podanie liczby pracowników nie wystarczy. Inaczej wygląda obieg odzieży w dziale o niewielkim zabrudzeniu, inaczej na stanowiskach, na których ubrania regularnie mają kontakt z olejami, pyłem lub innymi zabrudzeniami przemysłowymi.
Przygotuj zestawienie dla grup stanowisk, uwzględniając:
- liczbę osób i zmian;
- rodzaje odzieży oraz liczbę kompletów na pracownika;
- typowe zabrudzenia;
- częstotliwość oddawania odzieży;
- miejsce odbioru i wydawania czystych kompletów;
- sposób zgłaszania uszkodzeń;
- wymagania dotyczące czyszczenia wynikające z instrukcji producenta odzieży.
Ostatnia pozycja ma szczególne znaczenie przy odzieży ochronnej. Odzież przeznaczona do ochrony przed określonym zagrożeniem wymaga postępowania właściwego dla konkretnego wyrobu. Czysty wygląd po praniu nie przesądza o tym, czy nadal nadaje się on do przewidzianego zastosowania.
Ile kompletów potrzeba, żeby obieg się nie zatrzymał?
Liczba kompletów powinna wynikać z rytmu pracy zakładu i czasu, przez jaki ubrania pozostają poza dyspozycją pracownika. Do tego czasu wlicza się zebranie odzieży, transport, pranie, kontrolę, ewentualną naprawę oraz dostawę. Trzeba też uwzględnić sytuację, w której część ubrań zostanie wycofana z obiegu.
Dlatego częstotliwość odbioru to tylko jedna z danych. Ważniejsze pytanie brzmi: kiedy pracownik ponownie otrzyma odpowiedni, gotowy do użycia komplet?
Warto sprawdzić ten scenariusz dla każdej zmiany. Jeżeli czysta odzież wraca w poniedziałek rano, ale część załogi rozpoczyna pracę wcześniej, harmonogram może wyglądać dobrze na papierze i zawodzić w praktyce. Podobnie będzie wtedy, gdy nowy pracownik pojawi się między planowanymi dostawami.
Kto odpowiada za ubrania wymagające naprawy?
Uszkodzenie odzieży może zostać zauważone przez pracownika, kierownika zmiany albo podczas kontroli po praniu. Każdy z tych przypadków powinien prowadzić do zrozumiałej procedury: gdzie trafia zgłoszenie, kto ocenia problem i jak pracownik otrzymuje komplet zastępczy.
Nie każdą odzież należy traktować jednakowo. Przy zwykłej odzieży roboczej możliwa naprawa może dotyczyć na przykład szwu lub zamka. W przypadku odzieży ochronnej decyzja o naprawie i dalszym używaniu wymaga uwzględnienia jej funkcji oraz instrukcji producenta. Zakład nie powinien zakładać, że każde uszkodzenie można usunąć w ten sam sposób.
Te ustalenia wpływają na zakres potrzebnej usługi. Gdy firma ma własny sposób wydawania i wymiany odzieży, może zlecić pranie odzieży roboczej wraz z uzgodnioną kontrolą i obsługą napraw. Jeśli chce przekazać wykonawcy również zarządzanie kompletami, musi opisać to w zapytaniu osobno.
Kiedy zewnętrzna pralnia wystarczy?
Sama usługa pralnicza może być dobrym wyborem dla zakładu, który kupuje odzież na własność i sprawnie zarządza jej przydziałem. Firma zna liczbę kompletów, utrzymuje odpowiedni zapas, obsługuje nowych pracowników i wie, kto podejmuje decyzję o wymianie ubrań. Potrzebuje wykonawcy do regularnego odbioru, czyszczenia i dostawy odzieży.
Trzeba jednak dokładnie ustalić, co kryje się pod słowem „pranie”. Czy ubrania wracają przypisane do konkretnych osób? Czy wykonawca zgłasza uszkodzenia? Czy naprawy są częścią usługi? Jak rozlicza się odzież, która nie wróciła w zwykłym terminie?
Odpowiedzi powinny znaleźć się w opisie współpracy. Cena za kilogram lub sztukę odzieży niewiele mówi o tym, ile pracy organizacyjnej pozostanie w zakładzie.
Kiedy warto rozważyć rental odzieży roboczej?
Przy większej liczbie użytkowników najtrudniejsze może stać się zarządzanie całym procesem. Dział zakupów domawia ubrania, administracja prowadzi listę rozmiarów, kierownicy zgłaszają braki, a ktoś jeszcze uzgadnia odbiory z pralnią. Każdy wykonuje swoją część zadania, lecz rozproszona odpowiedzialność utrudnia ustalenie, dlaczego pracownik nie ma kompletu na czas.
W takiej sytuacji warto rozważyć rental odzieży roboczej i porównać go z dotychczasowym modelem. Rental to model wynajmu odzieży roboczej połączony z określonym zakresem serwisu. W zależności od umowy może on obejmować zapewnienie kompletów, ich odbiór, pranie, naprawy, wymiany i dostawę. Zakresu tych czynności nie należy jednak zakładać na podstawie samej nazwy usługi, trzeba go sprawdzić w ofercie.
Wynajem jest szczególnie wart analizy, gdy firma regularnie przyjmuje nowych pracowników, ma wiele rozmiarów i typów odzieży, pracuje na kilka zmian albo poświęca dużo czasu na obsługę zgłoszeń. Nie oznacza to, że będzie tańszy w każdym zakładzie. Może natomiast zmienić to, ile czynności firma musi wykonywać samodzielnie.
A co z leasingiem odzieży roboczej?
Określenia „rental”, „wynajem” i „leasing odzieży roboczej” bywają używane przy poszukiwaniu podobnych rozwiązań. Nie warto jednak traktować ich jako gwarancji identycznych warunków. Zwłaszcza słowo „leasing” może sugerować konkretną konstrukcję finansową, której dana oferta wcale nie przewiduje.
Jeżeli w firmie rozważany jest leasing odzieży roboczej, warto sprawdzić również warunki wynajmu z serwisem. O porównywalności ofert decyduje to, kto zapewnia odzież, odpowiada za jej pranie i naprawy, organizuje wymianę oraz obsługuje zmiany liczby pracowników. Sama nazwa modelu nie daje na te kwestie odpowiedzi.
Warto omówić cały proces przed wyborem modelu
Gdy odzieży używa duża załoga, decyzja dotyczy kilku działów jednocześnie. Osoby odpowiedzialne za BHP określają wymagania wobec odzieży, kierownicy znają rytm pracy i typowe problemy na zmianach, a zakupy oraz administracja widzą koszty i liczbę zgłoszeń. Wspólna rozmowa pomaga ustalić, które zadania zakład chce zachować, a które przekazać dostawcy.
Warto włączyć do niej również firmę obsługującą odzież roboczą w różnych modelach. 4Workers oferuje zarówno zakup odzieży, jak i pranie oraz wynajem z serwisem. Rozmowa z takim dostawcą może pomóc przełożyć potrzeby zakładu na konkretny zakres usługi, bez przyjmowania z góry, że każda firma powinna wybrać ten sam model.
Oceń proces po uruchomieniu usługi
Niezależnie od wybranego rozwiązania warto przez pierwsze tygodnie sprawdzać dostępność czystych kompletów, terminowość dostaw i liczbę zgłoszeń dotyczących braków. Kierownicy zmian szybko zauważą, czy pracownik otrzymuje właściwą odzież bez dodatkowych telefonów i doraźnych ustaleń.
Dobrze zorganizowany obieg odzieży nie kończy się na skutecznym praniu. Obejmuje również jasną odpowiedzialność za komplet na każdym etapie: od wydania pracownikowi, przez odbiór i kontrolę, aż po jego powrót do użytkowania. Dopiero z taką wiedzą zakład może zdecydować, czy potrzebuje pralni, czy szerszej usługi wynajmu i serwisu.
Artykuł sponsorowany
