Fakturowanie to chleb powszedni każdej firmy, ale od lutego 2026 roku w Polsce czeka nas spora zmiana. W miejsce tradycyjnych faktur pojawia KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. To nowa platforma od Ministerstwa Finansów, która będzie obsługiwać faktury elektroniczne w ustrukturyzowanej formie. Brzmi skomplikowanie? Spokojnie, wyjaśniamy to krok po kroku.
Czym właściwie jest ten cały Krajowy System e-Faktur?
To ogólnokrajowa platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala na:
- wystawianie faktur
- wysyłanie ich do kontrahentów
- otrzymywanie i przechowywanie faktur w jednym miejscu.
Faktury na Platformie Ministerstwa Finansów są w tzw. formacie ustrukturyzowanym. Jest to specjalny, ustandaryzowany format danych (XML), który ułatwia ich elektroniczne przetwarzanie i analizę. Zamiast wysyłać faktury jako PDF e-mailem lub drukować je na papierze, od określonego terminu wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane i udostępniane właśnie przez KSeF.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF z którego korzystanie było do tej pory dobrowolne staje się obligatoryjny dla przedsiębiorców wg poniższego harmonogramu:
- 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw, których obrót za 2024 rok przekroczył 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podmiotów
- 1 stycznia 2027 – możliwość skorzystania z odroczenia dla najmniejszych podatników (wartość sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie)
Od określonego terminu podatnicy będą wystawiać i udostępniać wszystkie faktury VAT wyłącznie za pośrednictwem KSeF, zamiast przesyłać je e-mailem w formacie PDF lub drukować na papierze.
Jak KSeF zmieni codzienne fakturowanie?
Zamiast tradycyjnych faktur PDF lub drukowanych, w Krajowym Systemie e-Faktur wszystkie faktury będą:
- tworzone w formacie ustrukturyzowanym,
- przesyłane przez system państwowy,
- numerowane automatycznie po zgłoszeniu do KSeF.
To oznacza, że urzędy skarbowe mają łatwy dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. Cały proces co do zasady ma być bardziej „przejrzysty” i mniej podatny na błędy.
Czy KSeF wiąże się z obowiązkiem zmiany programu do fakturowania?
Co do zasady nie, musisz jednak upewnić się czy Twój program księgowy obsługuje KSeF.
Opcje są dwie:
- korzystać z oprogramowania, które integruje się bezpośrednio z KSeF,
- wystawiać faktury przez Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Dobre programy księgowe mają już funkcje wsparcia dla KSeF – warto to sprawdzić u dostawcy lub Twojego księgowego.
Pułapki KSeF
KSeF odwraca obieg faktur, tzn. zamiast trafiać najpierw do osób merytorycznych, dokumenty wpadają bezpośrednio do systemu księgowego. Bez opracowania procedur mogą powstawać problemy z katalogowaniem kosztów, zatory w akceptacji oraz ryzyko zaksięgowania błędnych lub fałszywych faktur. Dodatkowo brak obsługi załączników w KSeF wymusza osobne kanały przekazywania dokumentów (np. specyfikacji, protokołów), potrzebnych do weryfikacji wydatków.
Musimy również pamiętać o możliwych awariach w działaniu platformy. System KSeF może być czasowo niedostępny. Zarówno z powodu awarii po stronie Ministerstwa Finansów, jak i problemów technicznych u podatnika. W takiej sytuacji przepisy pozwalają wystawić fakturę w trybie offline/offline24, ale podatnik musi przesłać ją do KSeF w wymaganym terminie (zwykle najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu awarii).
Wdrożenie KSeF wiąże się z brakiem możliwości wystawiania faktur z datą wsteczną w sposób, jaki był dotychczas praktykowany. Data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej (data wystawienia faktury) jest weryfikowana przez system w czasie rzeczywistym, a momentem prawnym otrzymania faktury jest moment nadania jej numeru KSeF.
Kogo ominie obowiązkowy KSeF?
Pierwsza grupa wyłączeń wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte zostanie wystawianie faktur:
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju. Posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj:
- procedura OSS nieunijna,
- procedura importu IOSS,
- procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
Kary w 2026 roku
Wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda podczas dzisiejszej rozmowy w studiu PAP oświadczył, iż podatnicy nie będą karani za uchybienia w kontekście KSeF. Rok 2026 będzie traktowany jako okres przejściowy, a co za tym idzie za nieprzystąpienie do KSeF lub za błędy, które są związane z integrowaniem krajowego systemu kary nie będą nakładane.
Podsumowanie
KSeF to nowa era fakturowania w Polsce – zaprojektowana po to, by usprawnić obieg dokumentów, uszczelnić system podatkowy i ułatwić życie przedsiębiorcom. Dla małych firm może to oznaczać więcej porządku i mniej błędów w dokumentach, a to zawsze warto uznać za krok w dobrą stronę. Nie zapominajmy jednak o tym, że poza pewnymi usprawnieniami które idą za tym rozwiązaniem kryje się potężne narzędzie kontroli, które trafi w ręce urzędników. Czy urzędnicy działają na korzyść przedsiębiorców? Niestety w przeważającej części przypadków nie, a jak będzie w tym wypadku? Czas pokaże!
Zobacz też
Windykacja należności – skuteczne metody odzyskiwania długów przez przedsiębiorców
