W wielu firmach wyjazdy służbowe są koniecznością. Niestety ich ewidencja bywa problematyczna. Tradycyjne metody rozliczania delegacji, oparte na papierowych dokumentach i ręcznym przetwarzaniu danych, zabierają mnóstwo czasu, generują wysokie koszty administracyjne i niosą za sobą duże ryzyko błędów. Na szczęście istnieje inny, lepszy sposób ewidencjonowania służbowych podróży.
Jak szybko i sprawnie rozliczać delegacje?
W małych, średnich i dużych firmach tradycyjny system obsługi wyjazdów służbowych coraz częściej zastępuje elektroniczna ewidencja delegacji. Działa ona w oparciu o prosty program komputerowy umożliwiający zintegrowane zarządzanie informacjami oraz ich współdzielenie w obrębie organizacji. Program ten podzielony jest na trzy główne segmenty: pierwszy pozwala na składanie wniosków, drugi daje możliwość ich akceptacji, a w trzecim rozlicza się wyjazdy. Każda z tych operacji, nawet wyliczenie delegacji, zajmuje tylko chwilę. Aby złożyć wniosek, wystarczy wypełnić kilka pól w formularzu i go zatwierdzić, dekretacja to również parę kliknięć – informacje te aktualizują się na bieżąco i wszystkie z uprawnionych osób mają do nich dostęp ze swoich komputerów, co eliminuje konieczność drukowania i przesyłania dokumentów z działu do działu. Taki sposób prowadzenia ewidencji delegacji znacząco upraszcza więc i skraca cały cykl rozliczeniowy. O rozliczeniu delegacji można dowiedzieć się więcej na stronie Ready-os.com.
Jakie są zalety elektronicznej ewidencji delegacji?
Elektroniczna ewidencja delegacji jest bardzo wygodna, wydajna i bezpieczna. Cyfrowa platforma, pełniąca funkcję centralnej bazy danych, pozwala nie tylko na łatwe wnioskowanie o wyjazd służbowy i wyliczenie delegacji, ale też śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym oraz monitorowanie i kontrolowanie kosztów. Jest to tym prostsze, że wiele operacji wykonywanych w programie podlega automatyzacji. Możemy chociażby automatycznie przeliczać kwoty diet i kilometrówek, sumować je i zestawiać, przeprowadzać analizy, generować raporty i wysyłać powiadomienia. Dzięki temu nasze działania są bardziej precyzyjne i mniej czasochłonne, nie musimy też martwić się tzw. czynnikiem ludzkim, czyli ryzykiem błędów, którym obarczone są procesy przeprowadzane manualnie.
Artykuł sponsorowany
