Praca zdalna w czasie pandemii – korzyści i narzędzia
kobieta pracująca zdalnie przed komputerem w masce przeciwbakteryjnej, homeoffice

Home Office – jak przygotować się do pracy zdalnej

Wczesną wiosną roku 2020 wybuchła pandemia koronawirusa (Covid-19). Rynek pracy i rynek budowlany znalazł się wtedy w nowej sytuacji. Mowa tu o przeniesieniu części swoich zasobów ludzkich z biur do domów na tzw. “Home Office”. Zjawisko od lat obecne jest np. w branży IT, jednak dla rynku budowlanego jest to nowość. 

Jakie prace można wykonywać zdalnie?

Nikt sobie nie wyobraża, żeby pracownik produkcyjny pracował zdalnie, dlatego nowy model pracy może dotyczyć jedynie pracowników umysłowych. W przypadku pojawienia się ogniska pandemii, możemy mieć nie tylko braki kadrowe, ale też zamkniętą budowę. Warto byłoby zabezpieczyć się na taką okoliczność, dzieląc kadrę zarządczą na przynajmniej 2 grupy. Taki zabieg spowoduje, że firma będzie posiadać „pracowników rezerwowych”. Mówiąc kadra zarządcza mamy tu na myśli: księgowość, kierownika projektu, dyrektorów, dział przygotowania produkcji, dział ofertowania, inżynierów branżowych. Kolejnym etapem może być ustalenie z inwestorem narad koordynacyjnych w wersji online. Wyeliminuje to konieczność bezpośredniego kontaktu kierownika budowy z osobami z zewnątrz. Pamiętajmy, że kierownik budowy nie jest zwolniony z obowiązku przebywania na terenie budowy w czasie pandemii. To samo tyczy się kierowników branżowych.

Koronawirus na budowie

Gdy pojawi się koronawirus na budowie, będziemy zmuszeni “zamknąć” na kwarantannie wszystkie osoby, które miały kontakt z zarażoną osobą. To jest od dawna jasne. Oczywiście w umowie z inwestorem, nawet jeśli nie ma zapisu o pandemii, to jest tzw. “siła wyższa”, z której możemy skorzystać w postępowaniu sądowym o przesunięcie terminu zakończenia robót. Koszty ogólne przestoju czy też najmu sprzętu nasza firma niestety może ponosić dalej. Warto wykupić pakiet ubezpieczenia na taką okoliczność. Jeśli jednak przed zamknięciem budowy działaliśmy profilaktycznie, może się okazać, że część kadry pracująca na “Home Office” zastąpi pracowników przebywających na kwarantannie.

Home office – dostęp zdalny

Przejście na home office nie musi być wcale trudne. Jeżeli pracownicy mają laptopy, mogą je po prostu zabrać do domu i dalej pracować tak, jak pracowali w siedzibie firmy. Jeżeli natomiast pracownicy mają komputery stacjonarne, warto jest zainstalować oprogramowanie do pulpitu zdalnego. Na rynku jest masa programów do pracy zdalnej. Jednym z nich jest Chrome Remote Desktop, czyli darmowe narzędzie pulpitu zdalnego od Google. Rozszerzenie możemy zainstalować z poziomu sklepu z aplikacjami Google Chrome. Żeby połączyć dwa komputery potrzebujemy przeglądarki Google Chrome na obu komputerach z zainstalowanym pluginem. Jeżeli na obu komputerach zalogowani jesteśmy na to samo konto Google, parowanie odbędzie się bez potrzeby wpisywania hasła. 

Chrome Remote Desktop – na sklepie Chrome.

Innym programem, który możemy użyć jest TeamViewer. Jest to najczęściej wybierana aplikacja przez duże firmy. Niestety do użytku komercyjnego jest płatny, ale godny uwagi. Główną zaletą programu jest wymiana danych w połączeniu szyfrowanym między komputerem prywatnym i komputerem firmowym. Jeżeli przetwarzamy dane objęte RODO, to może warto pochylić się w kierunku właśnie TeamViewer. Wadą programu może być konieczność wpisywania hasła przed połączeniem. Dlatego codziennie ktoś w firmie będzie musiał czuwać nad wysłaniem dostępu do pracowników.

Chmura plików

Jeżeli pracownicy umysłowi działają w umowie B2B i używają własnych sprzętów do pracy, warto byłoby przenieść pliki firmowe do chmury. Spowoduje to, że wszyscy będą mieli jednakowy dostęp do dokumentacji. Oczywiście rynek w czasie prosperity nie próżnował i dostępnych mamy wiele rozwiązań.   

Dysk Google w wersji GSuite dla firm w wersji Business na 150 stanowisk z dyskiem 1TB to koszt zaledwie kilkudziesięciu USD. Dodatkowo dostajemy możliwość odzyskiwania danych przez 25 dni oraz podstawowy pakiet programów biurowych. 

Office 365, czyli rozwiązanie Microsoftu jest niestety bardziej kosztowne, ale równie przydatne. Jeżeli używamy pakietu Office w naszej firmie to może warto przejść na Office 365. Z uwagi na koszty możemy wybrać jedynie OneDrive za cenę od 4 do 10 EUR za użytkownika z przestrzenią maksymalną 25TB. 

Komunikacja

Skype

W większych firmach i korporacjach podstawowym narzędziem komunikacji jest Skype Business. W mniejszych firmach bez problemu możemy korzystać z darmowej wersji Skype do użytku domowego. Skype dla użytku domowego pozwala na konferencję z 20 osobami, więc bez najmniejszego problemu spełni nasze oczekiwania. Należy się jedynie zaopatrzyć w zestaw słuchawkowy. Dzięki aplikacji możemy czatować, prowadzić wideokonferencję oraz wysyłać niewielkie pliki.

Microsoft Teams

Doskonałym narzędziem do pracy w zespole jest Microsoft Teams. Aplikacja pozwala na: tworzenie wideokonferencji, czatowania z teamem, transferu plików, a nawet ich podglądu. Program posiada sklep z rozszerzeniami, dzięki temu możemy stworzyć grafik dla zespołu, listy zadań dla pracowników lub harmonogram projektu. Usługa działa również w wersji darmowej.

Interfejs programu MS Teams

Alternatywy

Slack podobnie jak Microsoft Teams, program daje możliwość efektywnej pracy w zespole z możliwością prowadzenia rozmów, konferencji i wysyłania multimediów.

Google Meet – jako alternatywa dla Skype pozwala urządzać wideokonferencje z członkami zespołu oraz zewnętrznymi firmami. Wymagane jest jedynie konto Google lub telefon z Androidem. Konferencję możemy przeprowadzić w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Świetnie sprawdzi się w np. w podróży do zestawu słuchawkowego w aucie.  

Telegram – jest to kolejna alternatywa dla programu Skype. Producent programu chwali się prywatnością i szyfrowaniem rozmów. Zaletą jest łatwość użycia, aplikację wystarczy zainstalować i zalogować się przy pomocy numeru telefonu. Za pomocą Telegrama możemy wysyłać pliki, wymieniać wiadomości tekstowe oraz wykonywać połączenia głosowe. W programie możemy tworzyć grupy dyskusyjne, tak jak w programie Microsoft Teams. Program działa w wersji desktopowej i mobilnej.  

Podsumowanie

Niezależnie od wykorzystanych technologii jesteśmy w stanie urządzić pracę zdalną w naszej firmie. Najważniejsze jest bezpieczeństwo naszych finansów i naszych pracowników. Wprowadzając tryb Home Office warto rozważyć system oznaczania wykonywanych zadań przez pracowników tzw. checklist. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziemy mieli większą kontrolę nad zarządzaniem efektywnością swoich pracowników. Ze swojej strony polecam wypróbować poszczególne rozwiązania lub skorzystać z usług firm, które pomogą wdrożyć pracę zdalną. Tryb zdalny najprawdopodobniej zostanie na rynku pracy już na stałe tj. w branży IT. Pamiętajmy, że dobrze zorganizowane domowe biuro może przynieść obustronne korzyści. 

coviddrivegooglemsteamsonedriveskypeslack
Udostępnij:
Home Office – jak przygotować się do pracy zdalnej
Napisane przez
Michał Wrochna
Co myślisz o tym artykule?
0 reakcji
love
0
like
0
so-so
0
weakly
0
0 komentarzy
Najnowsze komentarze
  • Najnowsze komentarze
  • Najlepsze komentarze
Zaloguj się, aby dodać komentarz.
Prawa zastrzeżone Pi Corp sp. z o.o. copyright 2020-2022