Jednym z najpoważniejszych wyzwań współczesnych projektów budowlanych jest zarządzanie napływem dokumentacji technicznej, procesem jej akceptacji oraz kontrolą wersji. Czasy, kiedy cała dokumentacja związana z realizacją obiektu mieściła się w jednym segregatorze, minęły bezpowrotnie. Obecnie mamy do czynienia z dokumentacją o wielkości sięgającej kilkudziesięciu gigabajtów, przechowywaną w setkach plików, co wymaga zupełnie innego podejścia do zarządzania. Problem nie dotyczy jedynie ilości danych, ale także ich ciągłych aktualizacji, współpracy między zespołami oraz przestrzegania harmonogramów i norm jakościowych. Zarządzanie obiegiem dokumentów na budowie może być bardzo proste 🙂
Problemy zarządzania dokumentacją na budowie
Obieg dokumentów na budowie jest kluczowym elementem wpływającym na terminowość oraz jakość realizowanych prac. Dokumentacja techniczna obejmuje rysunki projektowe, specyfikacje materiałowe, protokoły odbioru i inne istotne dokumenty. W przeszłości większość tych dokumentów była tworzona i dystrybuowana w formie papierowej, co choć miało swoje ograniczenia, pozwalało na dość proste zarządzanie.
Dziś procesy te muszą być zautomatyzowane i kontrolowane cyfrowo. Każda zmiana w projekcie, niezależnie od tego, czy dotyczy harmonogramu, specyfikacji technicznej, czy akceptacji materiałów, wymaga aktualizacji dokumentów i informowania wszystkich zainteresowanych stron. Brak efektywnego systemu zarządzania tymi procesami prowadzi do opóźnień, kosztownych błędów i, w skrajnych przypadkach, naruszeń norm bezpieczeństwa.
Rozwiązania oparte na chmurze
Jednym z pierwszych kroków w kierunku usprawnienia zarządzania dokumentacją techniczną na budowie było wdrożenie systemów przechowywania i współdzielenia plików w chmurze, takich jak OneDrive, SharePoint, czy Google Drive. Narzędzia te pozwalają na centralizację plików, ich łatwe udostępnianie, oraz zapewnienie dostępności z każdego miejsca na świecie.
Niestety, choć są to rozwiązania niezwykle przydatne, nie są one dostosowane do specyfiki branży budowlanej. Problemem jest brak narzędzi do zaawansowanej kontroli wersji dokumentów, trudności w śledzeniu akceptacji zmian oraz brak możliwości łatwego zarządzania strukturą projektu. Automatyzacja poprzez chmurę ułatwia współpracę, jednak jej wykorzystanie w pełni zależy od organizacji i wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych, co często wymaga dodatkowych zasobów i nakładu pracy.
Platformy CDE – nowoczesne zarządzanie obiegiem dokumentów na budowie
Najskuteczniejszym rozwiązaniem, które obecnie zdobywa popularność w branży budowlanej, są platformy CDE (Common Data Environment), czyli wspólne środowiska danych. Platformy te oferują kompleksowe narzędzia do zarządzania dokumentacją techniczną, kontrolą wersji, akceptacjami oraz śledzeniem postępów w realizacji projektu.
Przykłady platform CDE:
- Dalux – platforma, która oferuje zaawansowane funkcje przeglądania modeli BIM (Building Information Modeling) i dokumentacji technicznej bezpośrednio z urządzeń mobilnych. Ułatwia współpracę pomiędzy zespołami budowlanymi i projektowymi.
- Autodesk Construction Cloud – szeroko stosowane rozwiązanie, które integruje narzędzia do zarządzania dokumentacją, modeli 3D oraz harmonogramami, zapewniając transparentność i kontrolę nad postępem projektu.
- Trimble Connect – system pozwalający na współpracę i koordynację w czasie rzeczywistym pomiędzy zespołami na placu budowy, zapewniając pełną przejrzystość danych i wersji dokumentów.
- ePMflow – pierwsza polska platforma CDE, która została zaprojektowana specjalnie z myślą o krajowym rynku budowlanym. Oferuje wszystkie kluczowe funkcje platformy CDE, takie jak zarządzanie dokumentacją, kontrola wersji oraz śledzenie postępów prac. Dzięki lokalnemu podejściu, platforma ePMflow jest w stanie lepiej dostosować się do wymagań prawnych i standardów obowiązujących w Polsce.
Zalety platform CDE
Korzystanie z platform CDE na budowie przynosi szereg korzyści. Przede wszystkim, centralizacja dokumentacji technicznej i dostęp do niej w czasie rzeczywistym znacząco skraca czas potrzebny na wprowadzenie zmian i ich akceptację. Automatyczne śledzenie wersji dokumentów eliminuje ryzyko korzystania z przestarzałych informacji, co minimalizuje błędy. Platformy te oferują również zaawansowane narzędzia do raportowania, co umożliwia lepszą kontrolę nad harmonogramami i kosztami.
Ponadto, integracja z modelami BIM pozwala na wizualizację postępów na placu budowy, co ułatwia identyfikację problemów i podejmowanie decyzji na podstawie dokładnych, aktualnych danych. Platformy takie jak ePMflow, dzięki dostosowaniu do lokalnych warunków, mogą również zapewnić lepsze wsparcie techniczne i bardziej elastyczne rozwiązania dla polskich firm budowlanych.
Podsumowanie
W obliczu coraz bardziej skomplikowanych projektów budowlanych, zarządzanie dokumentacją techniczną wymaga nowoczesnych i zaawansowanych narzędzi. Platformy CDE, takie jak Dalux, Autodesk Construction Cloud, Trimble Connect oraz polska ePMflow, oferują wszystkie niezbędne funkcje, które umożliwiają sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów na budowie. Choć tradycyjne rozwiązania chmurowe, takie jak OneDrive czy Google Drive, mają swoje zalety, to platformy CDE są bardziej dostosowane do potrzeb branży budowlanej, zapewniając pełną kontrolę nad projektem, transparentność i eliminację ryzyka błędów.
