Przepływ w Power Automate, który zapisuje załączniki e-maili na SharePoint

Power Automate, narzędzie do automatyzacji zadań w Microsoft 365, pozwala na automatyczne przetwarzanie e-maili i zapisywanie załączników bezpośrednio w katalogach SharePoint. W tym poradniku pokażę, jak krok po kroku stworzyć przepływ, który po otrzymaniu wiadomości e-mail zapisuje załączniki do katalogu w SharePoint.

Tworzenie nowego przepływu w Power Automate

Aby rozpocząć:

1. Zaloguj się do Power Automate na https://make.powerautomate.com/.
2. Przejdź do sekcji Moje przepływy i wybierz Utwórz > Przepływ automatyczny.
3. Nadaj nazwę przepływowi, np. „Zapisywanie załączników e-maili w SharePoint” i wybierz Po nadejściu nowej wiadomości e-mail (wersja 3) jako wyzwalacz.

Konfiguracja wyzwalacza

Po wybraniu wyzwalacza „Po nadejściu nowej wiadomości e-mail (wersja 3)”:

1. W polu Folder ustaw „Skrzynka odbiorcza” lub inny folder, z którego mają być przetwarzane e-maile.
2. Możesz opcjonalnie skonfigurować filtr, aby zapisywać tylko załączniki z określonych adresów e-mail lub z określonym tematem. Na przykład, możesz wpisać temat zawierający „Raport”.

Dodanie akcji do zapisu załączników w SharePoint

Aby zapisywać załączniki e-maili w SharePoint:

1. Kliknij Nowy krok i wybierz Pobierz załącznik (wersja 2) z narzędzi Outlook.
2. W polu Identyfikator wiadomości wybierz wartość z wyzwalacza „Po nadejściu nowej wiadomości e-mail (wersja 3)”.
3. Wybierz Identyfikator wiadomości oraz Identyfikator załącznika jako dynamiczne wartości z poprzedniego kroku.

Automatycznie powinna dodać się pętla for each. Więc nie ma obaw!

Przekazanie załączników do SharePoint

1. Kliknij Nowy krok i wyszukaj Utwórz plik (Create file) w SharePoint.
2. Wybierz witrynę SharePoint, na której chcesz zapisywać załączniki.
3. Wybierz folder docelowy.
4. W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę załącznika (możesz użyć dynamicznej zawartości, np. „Nazwa załącznika”).
5. W polu Zawartość pliku wybierz „Zawartość załącznika”.

Zapisz i testuj przepływ

1. Kliknij Zapisz u góry ekranu.
2. Aby przetestować przepływ, wyślij wiadomość e-mail na adres, który jest podpięty do Power Automate. W załączniku powinien znajdować się plik testowy.
3. Przejdź do SharePoint i sprawdź, czy załącznik został poprawnie zapisany w wybranym katalogu.

Outlook zapisuje załączniki do SharePoint! Oczywiście przy pomocy Power Automate 🙂

Podsumowanie

Dzięki temu prostemu przepływowi w Power Automate możesz znacznie usprawnić proces zarządzania załącznikami e-maili w organizacji. Automatyczne zapisywanie załączników w wybranym katalogu SharePoint eliminuje konieczność ręcznego pobierania i przesyłania plików, oszczędzając czas i zwiększając efektywność. Taka automatyzacja sprawdza się szczególnie w firmach, które regularnie otrzymują raporty, umowy lub inne dokumenty wymagające archiwizacji. Dodatkowo przepływ można dostosować do własnych potrzeb, filtrując e-maile według nadawcy, tematu czy typu załącznika. To idealne rozwiązanie dla każdego, kto chce uprościć codzienną pracę i lepiej zorganizować dokumenty w SharePoint. Power Automate zapisuje załączniki do SharePoint ale robi też wiele innych rzeczy. O tym dowiesz się w kolejnych artykułach.