Protokoły odbioru to jeden z najważniejszych dokumentów w całym procesie budowlanym, a jednocześnie jeden z najczęściej bagatelizowanych. W praktyce to właśnie zapisy w protokole odbioru decydują o tym, czy wykonawca będzie zobowiązany do usunięcia usterek, czy inwestor zachowa realne narzędzia do egzekwowania jakości robót, a w razie sporu – kto ma silniejszą pozycję dowodową. Dlatego protokoły odbioru i sposób formułowania uwag technicznych muszą być traktowane jak dokument techniczno-prawny, a nie luźna notatka z wizji lokalnej.
Pisząc protokoły odbioru, trzeba mieć świadomość, że każda uwaga może zostać zakwestionowana. Jeżeli zapis jest nieprecyzyjny, emocjonalny albo oparty wyłącznie na subiektywnym odczuciu, bardzo łatwo go podważyć. Jeżeli natomiast uwaga techniczna odnosi się do konkretnego elementu, dokumentacji projektowej, normy lub zasad sztuki budowlanej, staje się praktycznie nie do obalenia.
Jak pisać uwagi techniczne w sposób precyzyjny i techniczny?
Najczęstszym błędem w protokołach odbioru jest używanie sformułowań ogólnych. Zapisy typu „wykonanie nieprawidłowe”, „do poprawy”, „źle wykonane” nie mają żadnej wartości dowodowej. Nie wskazują ani zakresu problemu, ani jego charakteru, ani skutków technicznych. Taki zapis w protokole odbioru nie broni się ani przed wykonawcą, ani przed sądem.
Poprawnie sporządzona uwaga techniczna w protokole odbioru zawsze opisuje fakt, a nie ocenę. Zamiast pisać, że coś jest „źle wykonane”, należy opisać, co dokładnie zostało wykonane i w jaki sposób odbiega to od dokumentacji lub zasad wiedzy technicznej. Jeżeli ściana jest odchylona od pionu, zapis powinien odnosić się do konkretnego pomiaru, miejsca oraz dopuszczalnych tolerancji. Jeżeli izolacja została wykonana nieciągle, należy wskazać przerwany odcinek, technologię oraz potencjalne skutki, na przykład możliwość migracji wody.
W protokołach odbioru liczy się język techniczny, spokojny i pozbawiony emocji. Uwagi techniczne nie mogą wyglądać jak zarzut personalny wobec wykonawcy. To ma być suchy opis stanu faktycznego, który da się zweryfikować na budowie lub w dokumentacji.
Jak pisać uwagi techniczne w odniesieniu do dokumentacji i norm?
Jednym z najmocniejszych sposobów formułowania uwag technicznych w protokołach odbioru jest bezpośrednie odnoszenie się do dokumentacji projektowej. Jeżeli dana robota została wykonana niezgodnie z rysunkiem, opisem technicznym albo specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót, należy to jasno wskazać. Taki zapis nie pozostawia pola do interpretacji, bo punkt odniesienia jest jednoznaczny.
Jeżeli dokumentacja nie precyzuje danego rozwiązania, w protokole odbioru można – i często trzeba – odwołać się do zasad wiedzy technicznej lub obowiązujących norm. Ważne jest jednak, aby nie używać tego sformułowania w sposób ogólnikowy. Samo zdanie „niezgodne z zasadami sztuki budowlanej” bywa kwestionowane, jeśli nie zostanie rozwinięte. Znacznie lepiej opisać, na czym polega niezgodność i jakie ryzyko techniczne z niej wynika, na przykład możliwość zawilgocenia, przyspieszonej korozji albo obniżenia trwałości elementu.
Dobrze napisane protokoły odbioru pokazują, że uwagi techniczne nie są „czepianiem się”, ale wynikają z realnych przesłanek technicznych. To bardzo utrudnia ich podważenie na późniejszym etapie.
Jak pisać uwagi techniczne jednoznaczne i weryfikowalne?
Każda uwaga techniczna w protokole odbioru powinna być możliwa do sprawdzenia. Jeżeli zapis nie daje się zweryfikować pomiarem, odkrywką albo porównaniem z dokumentacją, jest słaby. Dlatego w praktyce warto formułować uwagi w taki sposób, aby jasno wskazywały, co i gdzie należy sprawdzić.
Protokoły odbioru nie są miejscem na domysły. Jeżeli istnieje podejrzenie nieprawidłowego wykonania robót zakrytych, należy to jasno zaznaczyć i wskazać konieczność odkrycia lub przedstawienia dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie. Taki zapis zabezpiecza interes inwestora i jednocześnie jest uczciwy wobec wykonawcy, bo nie przesądza winy, tylko wskazuje na brak możliwości jednoznacznej oceny.
Weryfikowalność uwag technicznych to jeden z kluczowych elementów, które sprawiają, że protokoły odbioru są odporne na podważanie.
Jak pisać uwagi techniczne bez narzucania technologii?
Częstym błędem w protokołach odbioru jest wpisywanie gotowych rozwiązań naprawczych. W praktyce może to obrócić się przeciwko osobie sporządzającej protokół. Jeżeli narzucona metoda usunięcia usterki okaże się nieskuteczna albo niezgodna z technologią producenta, odpowiedzialność może zostać przerzucona na autora zapisu.
Dlatego w protokołach odbioru należy opisywać problem techniczny i oczekiwany efekt, a nie sposób jego osiągnięcia. Zapis powinien jasno wskazywać, że element ma zostać doprowadzony do zgodności z dokumentacją, normą lub zasadami wiedzy technicznej. Sposób naprawy pozostaje po stronie wykonawcy i podlega późniejszej weryfikacji.
Tak sformułowane uwagi techniczne są bezpieczne i praktycznie nie do podważenia.
Jak pisać uwagi techniczne z myślą o ewentualnym sporze?
Doświadczony inżynier zawsze pisze protokoły odbioru tak, jakby miały one trafić do sądu. Nawet jeżeli inwestycja przebiega w dobrej atmosferze, warto zakładać najgorszy scenariusz. Uwagi techniczne powinny być zrozumiałe również dla osoby, która nie była na budowie, ale zna realia techniczne.
Protokoły odbioru, które zawierają jasne opisy, odniesienia do dokumentacji i logiczne uzasadnienie techniczne, stanowią bardzo mocny materiał dowodowy. W praktyce często przesądzają o wyniku sporu, jeszcze zanim dojdzie do etapu opinii biegłego.
Dobrze napisane protokoły odbioru to nie tylko formalność. To narzędzie ochrony interesów inwestora, projektanta i inspektora nadzoru. Umiejętność formułowania uwag technicznych w sposób rzeczowy i precyzyjny jest jedną z najważniejszych kompetencji w praktyce inżynierskiej.
Image by krzysztof-m from Pixabay
